Veel organisaties ontwikkelen strategieën en roadmaps voor enterprise social collaboration en content management. Gevolgd door een onderzoek naar de opties voor het implementeren van een Enterprise 2.0 of social computing oplossing. Veelal komt zo’n onderzoek neer op de volgende twee opties:
- Sharepoint gebruiken, omdat Sharepoint al gebruikt wordt en breed is uitgerold voor document management en/of intranet toepassingen;
- Kiezen voor een speciaal gebouwde Enterprise 2.0 oplossing met uitgebreide functionaliteiten voor social computing, denk aan Jive, Lotus Connections of Socialtext.
Hier volgt een vergelijking van beide opties, maar allereerst een paar conclusies vooraf:
- Sharepoint 2010 is enorm verbeterd ten opzichte van de 2007 versie als een enterprise content management (ECM) oplossing.
- Sharepoint 2010’s social computing functionaliteiten zijn miniem. Sharepoint 2010 is nog niet geschikt als een Enterprise 2.0 platform voor organisaties die behoeften hebben bijvoorbeeld op het gebied van activity streams (microbloggen), community building, op conversatie gebaseerde collaboratie, en geavanceerde notificaties en aanbevelingen.
- Het customizen van Sharepoint 2010 is duur, zowel qua tijd als geld en beheer.
- Organisaties die serieus met Enterprise 2.0 aan de gang willen kunnen beter optie 2 onderzoeken en kiezen voor een speciaal gebouwde tool dan voor Sharepoint met aangebouwde third-party web oplossingen.
Met alle toepassingen in de consumenten markt voor sociale media en social computing ligt de lat hoog voor organisaties die diezelfde functionaliteiten willen bieden in de werkomgeving. Medewerkers zijn privé al lang gewend aan social computing functionaliteiten zoals het maken van connecties en communities, anderen te volgen, content te delen en er commentaren op te leveren, social tagging en het kijken naar activity streams en status updates via microbloggen. Deze functionaliteiten zijn bovendien uitermate simpel en gebruikersvriendelijk aan te wenden. Dat maakt dat de verwachting van gebruikers ten aanzien van wat een social computing platform zou moeten bieden zo hoog ligt. Een social computing platform voor de interne organisatie, maar ook voor de communicatie met partners, externen en klanten.
Wat organisaties drijft om social computing functionaliteiten aan hun medewerkers te bieden is het verbeteren van samenwerken, proces efficiency en innovatie. En het ligt voor de hand om eerst bestaande IT investeringen te onderzoeken in plaats van meteen naar nieuwe oplossingen te gaan kijken. Voor veel organisaties betekent dit aan de slag gaan met Sharepoint. Microsoft heeft ook een aantal verbeteringen in de 2010 versie aangebracht, zoals team sites, MySites, social tagging van mensen en content en het delen van profielen, status en activity feeds.
De vraag is of deze functionaliteiten voldoende zijn. En als het antwoord ‘nee’ is, wat kost het dan om additionele functionaliteiten te bieden bovenop Sharepoint.
Om te beginnen is het belangrijk om te begrijpen dat Sharepoint en social computing oplossingen een verschillende historie, ontwerp uitgangspunten en functionaliteit hebben. Sharepoint was in beginsel bedoeld als een document management oplossing, en is nu uitgegroeid tot een platform met functionaliteiten voor enterprise content management, portals en collaboratie.
Daarentegen is er een snel groeiende markt ontstaan van social computing oplossingen die in beginsel bedoeld zijn als Enterprise 2.0 applicaties. Deze applicaties zijn gebouwd om een sociaal intranet en extranet in de breedte te ondersteunen. De volgende figuur (bron:Doculabs) is een conceptuele vergelijking tussen Microsoft Sharepoint en speciaal gebouwde social computing oplossingen.
De figuur laat duidelijk zien dat de basis van Sharepoint content management functionaliteit is, met daaraan toegevoegd wat social computing functionaliteit, met name in de 2010 versie. Bij social computing oplossingen is dit precies omgekeerd. Het is belangrijk om dit vanuit het perspectief van de gebruiker te begrijpen, want het is appels en peren vergelijken, aangezien de verschillende tools zijn gebouwd om verschillende werk stijlen te ondersteunen.
Om dit nog verder uit te diepen beschrijft figuur 2 de functionaliteiten die onder een Enterprise 2.0 social computing paraplu vallen. Met andere woorden dit zijn de functionaliteiten die gebruikers verwachten op basis van hun gebruikers ervaring met het web 2.0. De oranje kaders geven aan dat Sharepoint 2010 de functionaliteit enigszins biedt en in de groene kaders is Sharepoint 2010 sterk. Functionaliteit in niet gekleurde kaders wordt niet geboden door Sharepoint 2010. Dit in tegenstelling tot eerder genoemde social computing oplossingen die deze Enterprise 2.0 functionaliteiten wel bieden.
Tot slot geldt voor elke organisatie met een behoefte aan social computing functionaliteit dat het belangrijk is te beginnen met de doelstelling, strategie en het in kaart brengen van de behoefte. Het is belangrijk een duidelijke visie te ontwikkelen op social computing. Op basis daarvan kan bepaald worden of de functionaliteit die Sharepoint 2010 biedt voldoet of niet. Customizen van Sharepoint is niet aan te raden, vanwege de tijd en investeringen die daarmee gepaard zullen gaan.